L'outil de réduction de styles pour Microsoft® Excel® analyse et traite les fichiers Excel pour corriger la limitation du nombre de styles pouvant être appliqués, plusieurs milliers au maximum. Si vous utilisez de nombreux styles dans vos documents, vous avez dû tomber sur cette erreur bloquante "Nombre de formats de cellule différents trop élevé" :

Excel ne peut gérer qu'un nombre limité de styles de formatage.

L'outil de réduction de styles fait deux choses. Il supprime les doublons dans les styles, éloignant d'autant de la limite indépassable. Et, optionnellement, il compresse à volonté les styles qui se ressemblent, là aussi pour s'éloigner d'autant de la limite. Ce qui permet après traitement de travailler de nouveau avec ces fichiers Excel.

Note : si vous utilisez une version anglaise d'Excel, l'erreur correspondante est : "Too many different cell formats".

L'interface utilisateur de l'outil de réduction de styles.

Prérequis système

• Le produit fonctionne avec Microsoft® Windows® 98 / NT4.0 / 2000 / XP / 2003 / Vista / 7. Langue du système d'exploitation : aucune importance.
• Le produit fonctionne avec Excel : 97 / 2000 / XP / 2003 / 2007 / 2010. Langue du produit Excel : aucune importance.
• Support des fichiers XLS et XLSX.

Une fois téléchargé, double-cliquez sur le fichier .exe pour démarrer l'installation. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows 7, faîtes un clic-droit sur le fichier .exe et choisissez "Exécuter en tant qu'administrateur".

Un exemple de réduction de styles est fourni dans la partie installée. Le fichier example.xls a 4037 styles et dans ces conditions si vous l'ouvrez dans Excel, et que vous cliquez sur une cellule telle que Adam county et que vous essayez de la mettre en italique, vous obtiendrez un message d'erreur, le fameux message d'erreur. En d'autres termes, il est impossible de travailler avec ce document. Le fichier example_removedduplicates.xls est un fichier résultant du traitement de l'outil dans lequel pas moins de 568 doublons de styles ont été supprimé. L'outil de réduction de styles vous indique, pour n'importe quel fichier Excel, combien de styles différents font partis du fichier à l'origine (4037), et combien d'entre eux sont des doublons (568). Bien sûr, ces doublons peuvent être supprimés. Le fichier example_compressedsimilar_20.xls est un fichier résultant du traitement de l'outil dans lequel au lieu de supprimer les doublons, nous voulons compresser 20% des styles qui se ressemblent le plus. Cela a de grands effets sur le nombre de styles final et il n'en reste plus que 3234. Avec le fichier example_compressedsimilar_50.xls enfin, nous allons encore plus loin et compressons 50% des styles qui se ressemblent le plus, pour obtenir simplement 2053 styles. Notez que le taux de compression peut aller jusqu'à 95%. Plus le taux est élevé, plus la destruction des styles est importante, attention à bien doser la compression, car cette compression est visible au final (contrairement à la suppression des doublons qui est neutre).

Si vous utilisez une version d'essai, l'outil ne fait qu'une mince partie des traitements. Une licence doit être acquise pour faire le traitement dans son intégralité.

Il est important de savoir que par défaut le traitement est fait sur des copies des fichiers Microsoft® Excel®. Cela vous permet de tester plusieurs options à volonté (par exemple, différents taux de compression) sans faire de changement directement sur vos fichiers.

Une fois le produit installé, une groupe de programmes est créé dans le menu Démarrer de Windows®. Cliquez sur celui-ci et l'outil démarre. Vous pouvez traiter soit un seul fichier, soit un dossier entier de fichiers Excel. Cliquez sur Fichier... (fichier unique) ou Dossier... (dossier entier) en fonction du cas de figure. Notez que l'option Traitement sur copie locale est cochée par défaut, indiquant que le traitement se fera sur des copies de vos fichiers, pas directement sur vos fichiers. Sous cette option se trouve le répertoire de travail où sont stockées les copies.

Etape 1 : cliquez sur le bouton Analyser, pour lancer l'analyse du ou des fichier(s) Excel et produire un rapport. Ce rapport indique le nombre de styles pour chaque fichier, et combien d'entre eux sont des doublons.

Etape 2, supprimez les doublons : s'il y a des doublons, vous pouvez les supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer doublons pour traiter le ou les fichier(s). Remarquez qu'avec la version d'essai, la suppression des doublons n'est que partielle. Après traitement, un message indique les fichiers traités. Vous pouvez visualiser chacun de ces fichiers traités soit en double-cliquant dessus, soit avec le clic-droit puis en choisissant l'option correspondante parmi :

Résultat du traitement

• Ouvrir le fichier traité dans Excel : cela ouvre le fichier après traitement. Vous pouvez ouvrir le fichier d'origine et traité cote à cote et les comparer dans Excel (dans Excel, cliquez sur Fenêtre dans la barre de menu puis sur l'option Réorganiser....
• Ouvrir le fichier d'origine dans Excel : cela réouvre le fichier d'origine.
• Ouvrir le dossier de travail : cela ouvre un dossier dans lequel vous pouvez récupérer le ou les fichiers après traitement. Chaque fichier est préfixé par Processed. Si le fichier d'origine se nomme monfichier.xls, le fichier traité se nomme Processed.monfichier.xls

Remarquez que, si l'option Traitement sur copie locale est cochée, vous pouvez voir les deux fichiers séparément. Ce qui n'est pas le cas si l'option est décochée, car dans ce cas le traitement est fait directement sur votre fichier d'origine.

Ou Etape 2, supprimer les styles similaires : si vous désirez aller plus loin que la suppression des doublons, il est possible de demander une compression à volonté des styles similaires. Si vous cliquez sur le bouton Supprimer styles similaires, l'outil utilise le taux de compression (2% par défaut) pour grouper et factoriser les styles similaires. Plus le taux est élevé, plus la compression est "destructive". Comme pour la suppression des doublons, une fois le traitement terminé, il est possible de voir les fichiers et faire des comparisons : double-clic ou clic-droit.

Si vous désirez conserver le fichier traité, faites clic-droit, choisissez Ouvrir le dossier de travail, et vous pouvez récupérer le fichier dans ce dossier.

Si le résultat est insatisfaisant, et que l'option Traitement sur copie locale est cochée, il est toujours possible de réitérer les étapes, cliquer sur le bouton Analyser de nouveau, et ainsi de suite.

Dans la mesure où la version d'essai ne traite que partiellement les fichiers Excel qui lui sont soumis, il est nécessaire de se procurer une licence d'utilisation qui le déverrouille. Le prix de cette licence est 30 euros hors taxes. Cliquez sur le bouton Acheter qui se trouve dans le coin en haut à droite de l'interface utilisateur, et suivez les étapes. Plimus est le partenaire qui s'occupe de la transaction électronique à proprement parler (il est sous contrat pour permettre à chacun d'acheter une license de l'outil). Vous pouvez acheter cette licence en vous rendant à l'adresse web page d'achat, qui vous fournit un code client. Entrez ensuite ce code client dans la boite dédiée à cet effet dans l'interface utilisateur du produit et relancez le produit. Si votre enregistrement s'est correctement effectué, le bouton Acheter est remplacé par le libellé Licence activée. En cas de problème, vous pouvez contacter ARsT Design à l'adresse email . Considérez deux jours ouvrables pour une réponse. Si vous ne parvenez pas à contacter ARsT Design par email, vous pouvez poster dans le forum ARsT Design disponible à cette adresse : forum.

La licence est une license utilisateur final. Elle n'inclut pas de possibilité de redistribution, revente ou transfert.

• 25 Juillet 2006 - lancement
• ...
• 7 Janvier 2012 - mise à jour : support du glisser-déposer (drag and drop). Les utilisateurs peuvent dorénavant glisser-déposer leurs fichiers sur l'interface utilisateur.
• 6 Février 2012 - mise à jour : validation des fichiers XLS avec le validateur officiel de Microsoft, Office BFF file validator.
• 7 Mars 2012 - mise à jour : correctif pour un problème interne (erreur=0x00000000) lié aux enregistrements mso drawings.

L'outil de réduction de styles est un produit de ARsT Design, éditeur indépendant. ARsT Design peut être contacté à l'adresse email indiquée ci-dessus.

Ce produit est référencé sur le portail Microsoft Office marketplace visitable ici. Si cet outil solutionne votre problème, merci de voter pour lui!